UPGRADE | Wie Sie Mitarbeitende zeitnah und transparent informieren können
Bei einer Befragung im Alters- und Pflegeheim Rüttigarten stellte sich heraus, dass die Mitarbeitenden unzufrieden waren mit der internen Kommunikation der Institution. Die Geschäftsleitung führte daraufhin eine Informations-App ein. Im aktuellen UpGrade-Beitrag erfahren Sie, welche Kriterien es bei der Umsetzung einer solchen Lösung zu beachten gilt und wie sich die Idee auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ausgewirkt hat.
Bei einer Befragung im Alters- und Pflegeheim Rüttigarten stellte sich heraus, dass die Mitarbeitenden unzufrieden waren mit der internen Kommunikation der Institution. Die Geschäftsleitung führte daraufhin eine App ein, die dabei helfen sollte, effizient, zeitnah und nutzerfreundlich zu kommunizieren. Seit Juni 2023 ist die Informations-App in Betrieb. Volker Zaugg, Geschäftsleiter, gibt Einblick in seine Erfahrungen.
Ausgangslage
Mit welchen Herausforderungen ist ein 24/7-Betrieb konfrontiert in Bezug auf die interne Kommunikation?
- Zeitpunkt: Informationen an alle Mitarbeitenden zur gleichen Zeit abgeben – trotz unterschiedlichen Arbeitszeiten.
- Zielgruppe: Informationen innerhalb aller Teams verbreiten.
- Zugang: Informationen über einen längeren Zeitraum an einem einfach zugänglichen Ort zur Verfügung stellen.
Konzipierung und Einführung
Welche Kriterien wurden berücksichtig bei der Auswahl der App?
- Die Daten sollten in der Schweiz gespeichert sein.
- Der Datenschutz aller Nutzer:innen sollte gewährleistet sein.
- Die Lösung sollte möglichst preiswert sein.
- Die Lösung sollte einfach zu bedienen und zu pflegen sein.
Was musste bei der Einführung der App beachtet werden?
- Für die Nutzung der App müssten die Mitarbeitenden Zugang zu einem Smartphone haben und diese herunterladen können. Der Download sollte jedoch freiwillig sein, weshalb die Lösung auch webbasiert zur Verfügung stehen musste.
- Für den Inhalt, der über die App gestreut werden soll, musste ein Konzept her: Was will man kommunizieren? Was (nach wie vor) nicht? Welche Regeln gelten für den Kommunikationskanal?
Umsetzung und Erkenntnisse
Für welche Zwecke wird die App heute genutzt?
- Gruppenchat
- Einzelchat
- Offizielle Informationsverbreitung
- Dokumentenablage
- Umfragen
- Formulare (in Arbeit)
- Marktplatz
Was hat sich in der Kultur der Informationsabgabe verändert?
- Die Anzahl Papier-Informationen in den Stationszimmern und an den Anschlagbrettern hat sich drastisch reduziert.
- Informationen erfolgen sehr zeitnah, alle werden gleichzeitig informiert, zum Beispiel bei personellen Änderungen.
- Die Infoabgabe kann teilweise weit im Voraus geplant werden.
- Auch die strategischen Gremien können miteinbezogen werden und bekommen ein Gespür für die Unternehmenskultur.
- Bei Ferienabwesenheit kann man die Push-Nachrichten ausschalten.
Was sind weitere positive und negative Aspekte?
- Personen mit langen Abwesenheiten (z.B. Mutterschaftsurlaub / Unfall) sind sehr gut informiert.
- Schriftliche Chats bieten oft Raum für Interpretationen für Inhalte, die mündlich besser eingegrenzt werden können; oftmals verstehen verschiedene Personen gleiche schriftliche Aussagen unterschiedlich. Die Erkenntnis daraus: Es benötigt klare Chat-Regeln.
Wie beurteilen die Mitarbeitenden die Informationsabgabe heute?
- Die Art der Infoabgabe wird positiv beurteilt.
- Der Team-Chat wird gerne und rege genutzt.
- Ebenfalls positiv: Dienstplanänderungen können neu über den Team-Chat kommuniziert werden.
- Ein Wermutstropfen: Es gibt Mitarbeitende, die eine Information via Pinnwand für persönlicher halten.
Für weitere Auskünfte steht Ihnen Volker Zaugg, Geschäftsleiter APH Rüttigarten, gerne zur Verfügung:
041 874 23 01 | E-Mail