UPGRADE | Comment informer les collaborateur·trices rapidement et en toute transparence

Un sondage réalisé au sein de l’établissement médico-social de Rüttigarten a montré que les membres du personnel n’étaient pas satisfaits de la communication interne. Pour y remédier, la direction a introduit une application visant à assurer une communication efficace, rapide et conviviale. L’appli d’information est en service depuis juin 2023. Le directeur Volker Zaugg nous fait part de son expérience.

Contexte

Quels sont les défis en matière de communication interne pour un établissement actif 24h/24, 7j/7?

• Délais: fournir les informations à l’ensemble des collaborateurtrices en même temps, malgré des horaires de travail différents.
• Groupe cible: diffuser les informations au sein de toutes les équipes.
• Accès: mettre les informations à disposition durant une période prolongée à un endroit facilement accessible.

Conception et introduction

Quels critères ont été pris en compte lors du choix de l’application?

• Les données devaient être sauvegardées en Suisse.
• La protection des données de l’ensemble des utilisateurtrices devait être garantie.
• La solution devait avoir le prix le plus avantageux possible.
• Son utilisation et sa maintenance devaient être simples.

À quoi a-t-il fallu veiller lors de l’introduction de l’application?

• Pour pouvoir utiliser l’appli, les membres du personnel devaient avoir accès à un smartphone et pouvoir télécharger l’appli. Le téléchargement devait toutefois être facultatif, et il fallait donc que la solution soit également disponible via Internet.
• En ce qui concerne le contenu diffusé sur l’appli, un concept était nécessaire: Que veut-on communiquer? Que ne veut-on (toujours) pas communiquer? Quelles règles s’appliquent à ce canal de communication?

Mise en œuvre et résultats

À quelles fins l’application est-elle actuellement utilisée?

• Tchat de groupe
• Tchat individuel
• Diffusion officielle d’informations
• Archivage de documents
• Sondages
• Formulaires (en cours d’élaboration)
• Place de marché

En quoi la culture de transmission des informations a-t-elle changé?

• La quantité d’information au format papier dans les chambres et sur les panneaux d’affichage a diminué de manière drastique.
• Les informations, par exemple relatives aux changements de personnel, sont transmises très rapidement à tout le monde en même temps.
• La remise des informations peut en partie être planifiée longtemps à l’avance.
• Les organes stratégiques peuvent être impliqués et ont ainsi un aperçu de la culture d’entreprise.
• Pendant les vacances, il est possible de désactiver les notifications push.

Quels sont les autres aspects positifs et négatifs?

• Les personnes absentes pendant une longue période (congé maternité ou accident par exemple) sont très bien informées.
• Dans les tchats, les contenus écrits portent à interprétation alors qu’à l’oral, il est plus facile d’éviter ce phénomène. Les propos écrits sont souvent compris de manière différente par différentes personnes. Nous en avons conclu que des règles claires étaient nécessaires pour les tchats.

Que pensent désormais les collaborateur·trices de la transmission des informations?

• Leur avis est positif.
• Le tchat d’équipe est beaucoup utilisé, et avec plaisir.
• Autre point positif: les modifications des plans de service peuvent désormais être communiquées dans le tchat d’équipe.
• Petit bémol: certaines personnes se sentent visées personnellement par les informations diffusées sur le panneau d’affichage.

Volker Zaugg, directeur de l’EMS de Rüttigarten, se tient à votre disposition pour tout renseignement complémentaire:
041 874 23 01 | E-mail

www.ruettigarten.ch